Datenschutzerklärung
Fassung vom 27. Oktober 2026
Übersetzung des portugiesischen Originals. Bei Abweichungen gilt die portugiesische Fassung.
1. Wer wir sind
Iris wird von Balboastar Web Solutions erbracht — Rui Lucas dos Santos Costa, Einzelunternehmer, Steuernummer (NIF) 213752654, Avenida de São Félix, n.º 8, 4760-510 Gondifelos, Vila Nova de Famalicão, Portugal.
Kontakt für Datenschutzfragen: geral@bswebsolution.com · Telefon 911 884 828.
2. Zwei unterschiedliche Rollen
- Wir sind Verantwortlicher für die Daten der Personen, die ein Konto anlegen, sich im Dashboard anmelden, das Abonnement bezahlen, uns kontaktieren oder die Website besuchen.
- Wir verarbeiten Daten im Auftrag des Transportunternehmens, wenn es um die Fahrer, die Kunden des Transportunternehmens, die Fahrten, Betankungen, Ausgaben und Dokumente geht. Verantwortlicher für diese Daten ist das Transportunternehmen; wir verarbeiten sie nur zur Erbringung des Dienstes und nach dessen Weisungen, gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Wenn Sie Fahrer oder Kunde eines Transportunternehmens sind, richten Sie Ihre Anfragen bitte an das Transportunternehmen — wir unterstützen es bei der Beantwortung.
3. Die Daten, für die wir Verantwortlicher sind
| Zweck | Welche Daten | Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO) | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Anlegen und Verwalten des Kontos des Transportunternehmens und der Büronutzer | Name, E-Mail, Telefon, Funktion, Passwort (als Hash gespeichert, nie im Klartext), Sprache, Datum der Annahme der Bedingungen | Vertragserfüllung (Abs. 1 lit. b) | solange das Konto besteht und 30 Tage nach dessen Beendigung |
| Abonnement und Rechnungsstellung | Name und Steuernummer (NIF) des Unternehmens, Anschrift, Tarif, Zahlungen (die Karte bleibt bei Stripe, nicht bei uns) | Vertragserfüllung (lit. b) und rechtliche Verpflichtung (lit. c) | 10 Jahre, wie gesetzlich für steuerliche Unterlagen vorgeschrieben |
| Service-E-Mails (Zugang, Zurücksetzen des Passworts, Hinweise zum Konto) | E-Mail, Name | Vertragserfüllung (lit. b) | solange das Konto besteht |
| Sicherheit und Betrieb | IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfragen, Browser | berechtigtes Interesse an einem sicheren Dienst (lit. f) | wir führen keine eigenen technischen Protokolle; die Hosting-Anbieter speichern sie für kurze Zeit gemäß ihren eigenen Richtlinien |
| Beantwortung von Kontaktanfragen | was Sie uns senden | berechtigtes Interesse (lit. f) oder vorvertragliche Maßnahmen (lit. b) | bis zu 1 Jahr nach dem letzten Kontakt |
Wir verkaufen keine Daten, nutzen sie nicht für Werbung und geben sie an niemanden außer den Anbietern in Punkt 5 weiter.
4. Die Daten, die wir im Auftrag des Transportunternehmens verarbeiten
Was das Transportunternehmen und seine Nutzer in Iris erfassen: Daten der Fahrer und anderer Beschäftigter (Identifikation, Kontaktdaten, Steuernummer (NIF), IBAN, Anschrift, Geburtsdatum, Bilder von Dokumenten wie Personalausweis, Führerschein, Fahrerqualifizierungsnachweis (CAM), Fahrerkarte für den Fahrtenschreiber, ADR-Bescheinigung, Foto, Kilometersatz), Fahrten, Stopps und Zustellungen, Betankungen, Ausgaben und Belege, Vorfälle und Fotos, Abwesenheitsanträge und Nachweise sowie Kontaktdaten der Kunden des Transportunternehmens.
Die Fahrer-App speichert den Standort des Mobiltelefons zu den Zeitpunkten, an denen der Fahrer eine Erfassung vornimmt (Ankunft an einem Stopp, Betankung, Abfahrt), und nutzt GPS, um Ankunft und Abfahrt zu erkennen. Die in der App angezeigten Lenkzeiten sind eine Planungshilfe: die gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnung erfolgt durch den Fahrtenschreiber.
Es obliegt dem Transportunternehmen, über eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten zu verfügen und seine Beschäftigten zu informieren. Wir haben eine Mustervorlage für die Information der Fahrer, die wir auf Anfrage zusenden.
5. Von uns eingesetzte Anbieter
| Anbieter | Zweck | Speicherort der Daten |
|---|---|---|
| Supabase, Inc. | Datenbank, Authentifizierung und Dateien | Europäische Union (Irland) |
| Cloudflare, Inc. | Hosting der Website und des Anwendungsservers | globales Netzwerk |
| OpenRouter, Inc. und Google (Modell Gemini) | Auslesen von Fotos und PDFs, wenn ein Nutzer dies anfordert (Punkt 6) | Vereinigte Staaten |
| Resend | Versand von E-Mails, einschließlich des Berichts zum Fahrtende | Vereinigte Staaten |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Zahlung des Abonnements (Stripe handelt nach seinen eigenen Bedingungen auch als Verantwortlicher) | Europäische Union (Irland) |
| Telegram | Empfang von Transportaufträgen und Versand des Berichts zum Fahrtende, nur wenn das Transportunternehmen diesen Kanal wählt | außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums |
| OpenStreetMap (Nominatim) | Umwandlung von Adressen in Koordinaten | Vereinigtes Königreich |
| HeiGIT (openrouteservice) und FOSSGIS (OSRM) | Berechnung von Routen und Entfernungen | Deutschland |
| Google Fonts und jsDelivr | Schriftarten und eine Bibliothek des Dashboards (erhalten die IP-Adresse der Person, die die Seite öffnet) | global |
Befindet sich ein Anbieter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, stützt sich die Übermittlung auf das EU-US Data Privacy Framework, sofern der Anbieter zertifiziert ist, oder auf die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln. Telegram ist optional: Das Transportunternehmen entscheidet, ob es genutzt wird.
6. Auslesen von Dokumenten mit künstlicher Intelligenz
Um Abschreibfehler zu vermeiden, kann ein Nutzer Iris bitten, ein Foto oder ein PDF auszulesen — ein Dokument des Fahrers, einen Transportauftrag, einen Beleg — und einen Vorschlag zum Ausfüllen der Felder zu machen.
- Das Bild wird verschlüsselt an unseren Server übertragen, der es an ein KI-Modell eines Drittanbieters weiterleitet (Google Gemini, über OpenRouter).
- Die Anfrage erfolgt ohne Datenspeicherung (Zero Retention) und mit abgelehnter Datenerhebung: Der Anbieter speichert das Bild nicht und verwendet es nicht zum Trainieren von Modellen. Auch unser Server speichert es nicht — erhalten bleibt nur die Kopie, die der Nutzer anzuhängen beschließt.
- Das Ergebnis ist ein Vorschlag: Die Person bestätigt oder korrigiert ihn vor dem Speichern. Es gibt keine automatisierten Entscheidungen und kein Profiling (Art. 22 DSGVO).
- Die Nutzung der Auslesefunktion ist optional: Die Felder können auch von Hand ausgefüllt werden.
7. Sicherheit
- Jedes Transportunternehmen sieht nur seine eigenen Daten: Die Trennung erfolgt durch die Datenbank selbst, in jeder Tabelle, und nicht nur über die Bildschirmanzeige.
- Innerhalb des Transportunternehmens sieht jede Funktion, was sie benötigt: Die persönlichen Dokumente der Fahrer sieht nur das Büro, und die Fahrer sehen die Datenblätter ihrer Kollegen nicht.
- Verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), als Hash gespeicherte Passwörter und Dienstschlüssel nur auf dem Server.
- Ersetzte oder entfernte Dokumente werden aus dem Speicher gelöscht, und Änderungen an den Datenblättern werden protokolliert (wer was wann geändert hat).
8. Ihre Rechte
Sie können über den Kontakt in Punkt 1 Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen sowie der auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitung widersprechen. Wir antworten innerhalb eines Monats. Sie können außerdem Beschwerde bei der CNPD (Comissão Nacional de Proteção de Dados), der portugiesischen Datenschutzbehörde, einlegen (www.cnpd.pt). Wenn Sie in einem anderen Land der Europäischen Union wohnen oder arbeiten, können Sie sich auch bei der Datenschutzbehörde dieses Landes beschweren.
9. Speicherung im Browser
Das Dashboard und die App speichern im Browser die Sitzung (damit Sie sich nicht auf jeder Seite neu anmelden müssen), die gewählte Sprache und, in der Fahrer-App, die noch nicht gesendeten Erfassungen, wenn kein Netz verfügbar ist. Dies ist für den Dienst unbedingt erforderlich. Wir verwenden keine Werbe-Cookies und keine Statistik-Tools.
10. Änderungen
Wir informieren die Transportunternehmen, die unsere Kunden sind, per E-Mail und mit einer Frist von 30 Tagen über wesentliche Änderungen dieser Erklärung oder der Liste der Anbieter.