Privacyverklaring
Versie van 27 oktober 2026
Vertaling van het Portugese origineel. Bij verschillen geldt de Portugese versie.
1. Wie wij zijn
Iris wordt geleverd door Balboastar Web Solutions — Rui Lucas dos Santos Costa, eenmanszaak, NIF 213752654, Avenida de São Félix, n.º 8, 4760-510 Gondifelos, Vila Nova de Famalicão, Portugal.
Contact voor privacyvragen: geral@bswebsolution.com · telefoon 911 884 828.
2. Twee verschillende rollen
- Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van wie een account aanmaakt, inlogt op het dashboard, het abonnement betaalt, contact met ons opneemt of de website bezoekt.
- Wij verwerken gegevens namens het transportbedrijf wanneer het gaat om de chauffeurs, de klanten van het transportbedrijf, de ritten, tankbeurten, onkosten en documenten. Het transportbedrijf is verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens; wij verwerken ze uitsluitend om de dienst te leveren en volgens zijn instructies, overeenkomstig de verwerkersovereenkomst. Bent u chauffeur of klant van een transportbedrijf, richt uw verzoeken dan aan het transportbedrijf — wij helpen het bij het beantwoorden ervan.
3. De gegevens waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn
| Waarvoor | Welke gegevens | Rechtsgrond (art. 6 AVG) | Hoe lang |
|---|---|---|---|
| Het account van het transportbedrijf en van de kantoorgebruikers aanmaken en beheren | naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, wachtwoord (gehasht opgeslagen, nooit in leesbare vorm), taal, datum van aanvaarding van de voorwaarden | uitvoering van de overeenkomst (lid 1, onder b) | zolang het account bestaat en tot 30 dagen na beëindiging |
| Abonnement en facturering | naam en NIF van het bedrijf, adres, pakket, betalingen (de kaart blijft bij Stripe, niet bij ons) | uitvoering van de overeenkomst (onder b) en wettelijke verplichting (onder c) | 10 jaar, zoals de wet voorschrijft voor fiscale documenten |
| Service-e-mails (toegang, wachtwoordherstel, meldingen over het account) | e-mailadres, naam | uitvoering van de overeenkomst (onder b) | zolang het account bestaat |
| Beveiliging en werking | IP-adres, datum en tijd van de verzoeken, browser | gerechtvaardigd belang bij het veilig houden van de dienst (onder f) | wij bewaren zelf geen technische logbestanden; de hostingproviders bewaren ze korte tijd, volgens hun eigen beleid |
| Reageren op contactverzoeken | wat u ons toestuurt | gerechtvaardigd belang (onder f) of precontractuele maatregelen (onder b) | tot 1 jaar na het laatste contact |
Wij verkopen geen gegevens, gebruiken ze niet voor reclame en delen ze met niemand behalve de leveranciers uit punt 5.
4. De gegevens die wij namens het transportbedrijf verwerken
Wat het transportbedrijf en zijn gebruikers in Iris vastleggen: gegevens van chauffeurs en andere werknemers (identificatie, contactgegevens, NIF, IBAN, adres, geboortedatum, afbeeldingen van documenten zoals identiteitskaart, rijbewijs, bewijs van vakbekwaamheid (CAM), tachograafkaart, ADR-certificaat, foto, vergoeding per km), ritten, stops en leveringen, tankbeurten, onkosten en bewijsstukken, incidenten en foto's, afwezigheidsaanvragen en bewijsstukken, en contactgegevens van de klanten van het transportbedrijf.
De chauffeursapp slaat de locatie van de telefoon op op de momenten dat de chauffeur een registratie doet (aankomst bij een stop, tankbeurt, vertrek) en gebruikt gps om aankomst en vertrek te detecteren. De rijtijden die de app toont, zijn een hulpmiddel bij de planning: de wettelijke registratie is de tachograaf.
Het is aan het transportbedrijf om een rechtsgrond te hebben voor de verwerking van deze gegevens en zijn werknemers te informeren. Wij hebben een modelkennisgeving voor de chauffeurs, die wij op verzoek toesturen.
5. Leveranciers die wij inschakelen
| Leverancier | Waarvoor | Waar de gegevens zich bevinden |
|---|---|---|
| Supabase, Inc. | database, authenticatie en bestanden | Europese Unie (Ierland) |
| Cloudflare, Inc. | hosting van de website en van de applicatieserver | wereldwijd netwerk |
| OpenRouter, Inc. en Google (Gemini-model) | foto's en pdf's lezen wanneer een gebruiker daarom vraagt (punt 6) | Verenigde Staten |
| Resend | verzenden van e-mails, waaronder het eindrapport van de rit | Verenigde Staten |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | betaling van het abonnement (Stripe treedt daarbij ook op als verwerkingsverantwoordelijke, onder zijn eigen voorwaarden) | Europese Unie (Ierland) |
| Telegram | ontvangen van opdrachten en verzenden van het eindrapport van de rit, alleen wanneer het transportbedrijf voor dit kanaal kiest | buiten de Europese Economische Ruimte |
| OpenStreetMap (Nominatim) | adressen omzetten in coördinaten | Verenigd Koninkrijk |
| HeiGIT (openrouteservice) en FOSSGIS (OSRM) | routes en afstanden berekenen | Duitsland |
| Google Fonts en jsDelivr | lettertypen en een bibliotheek van het dashboard (ontvangen het IP-adres van wie de pagina opent) | wereldwijd |
Wanneer een leverancier zich buiten de Europese Economische Ruimte bevindt, berust de doorgifte op het EU-VS-kader voor gegevensbescherming, wanneer de leverancier gecertificeerd is, of op de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Telegram is optioneel: het transportbedrijf beslist zelf of het dit gebruikt.
6. Documenten lezen met kunstmatige intelligentie
Om overschrijffouten te voorkomen, kan een gebruiker Iris vragen een foto of een pdf te lezen — een document van de chauffeur, een transportopdracht, een bonnetje — en een voorstel te doen voor het invullen van de velden.
- De afbeelding wordt versleuteld naar onze server gestuurd, die haar doorstuurt naar een AI-model van een derde partij (Google Gemini, via OpenRouter).
- Het verzoek wordt verzonden zonder gegevensbewaring en met weigering van gegevensverzameling: de leverancier bewaart de afbeelding niet en gebruikt haar niet om modellen te trainen. Ook onze server bewaart haar niet — alleen de kopie die de gebruiker besluit bij te voegen, blijft bewaard.
- Het resultaat is een voorstel: de persoon bevestigt of corrigeert het voordat het wordt opgeslagen. Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering (art. 22 AVG).
- Het gebruik van deze leesfunctie is optioneel: de velden kunnen ook handmatig worden ingevuld.
7. Beveiliging
- Elk transportbedrijf ziet alleen zijn eigen gegevens: de afscherming gebeurt door de database zelf, in elke tabel, en niet alleen op het scherm.
- Binnen het transportbedrijf ziet elke functie wat zij nodig heeft: de persoonlijke documenten van de chauffeurs zijn alleen zichtbaar voor het kantoor, en chauffeurs zien de dossiers van hun collega's niet.
- Versleutelde verbindingen (HTTPS), gehasht opgeslagen wachtwoorden en servicesleutels uitsluitend op de server.
- Vervangen of verwijderde documenten worden uit de opslag gewist, en wijzigingen in dossiers worden vastgelegd (wie wat wanneer heeft gewijzigd).
8. Uw rechten
U kunt via het contactadres uit punt 1 verzoeken om inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van uw gegevens, en bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Wij antwoorden binnen een maand. U kunt ook een klacht indienen bij de CNPD, de Portugese toezichthouder voor gegevensbescherming (www.cnpd.pt). Als u in een ander land van de Europese Unie woont of werkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder voor gegevensbescherming van dat land.
9. Opslag in de browser
Het dashboard en de app slaan in de browser de sessie op (zodat u niet op elke pagina opnieuw hoeft in te loggen), de gekozen taal en, in de chauffeursapp, de registraties die nog niet zijn verzonden wanneer er geen netwerk is. Dit is strikt noodzakelijk voor de dienst. Wij gebruiken geen advertentiecookies of statistiektools.
10. Wijzigingen
Wij informeren de transportbedrijven die klant zijn per e-mail en 30 dagen van tevoren over relevante wijzigingen in deze privacyverklaring of in de lijst van leveranciers.